A munkaterületek folyamatos visszamérésének jelentősége

a KKV-k működésében - avagy egy újabb KKV-EDU...

A kis- és középvállalkozások működésének egyik meghatározó sajátossága a rugalmasság. A gyors reagálás, az erőforrások átcsoportosítása és a személyes felelősségvállalás sok esetben versenyelőnyt jelent. Ugyanakkor éppen ez a rugalmasság hordozza magában a szerepkörök elcsúszásának kockázatát is. A stratégiai funkciók operatív feladatokba történő fokozatos „belecsúszása” gyakran észrevétlen marad, miközben hosszú távon jelentős hatékonyságvesztést okoz.

A stratégiai jellegű munkakörök elsődleges célja nem a napi működés fenntartása, hanem a szervezet jövőjének formálása. Ide tartozik a rendszerépítés, a döntés-előkészítés, a kockázatelemzés, a hosszú távú optimalizáció és az erőforrás-allokáció tudatos irányítása. Amennyiben azonban ezen szerepkörök időfelhasználásának jelentős része operatív vagy adminisztratív tevékenységekre fordítódik, a funkció tartalma és gazdasági értéke torzul.

A vezetői szerepek elemzésével foglalkozó szakirodalom – különösen Henry Mintzberg munkássága – rámutat arra, hogy a vezetői tevékenység természeténél fogva fragmentált, azonban az irányító és döntéshozói funkció nem veszhet el a napi operatív teendők között.

Amennyiben a vezetői energia döntő része rövid távú problémamegoldásra fordítódik, a szervezet elveszíti a stratégiai fókuszt.

A munkaköri tisztaság kérdését a motiváció- és szervezetpszichológiai kutatások is alátámasztják. Frederick Herzberg kéttényezős elmélete szerint a valódi teljesítményt a felelősség és az önálló hatáskör erősíti. Amennyiben a felelősség magas, de a döntési autonómia a napi operatív kényszerek miatt korlátozott, a szerepfeszültség növekszik. Ezt a jelenséget erősíti Robert Karasek munkaköri stresszmodellje is, amely szerint a magas elvárás és alacsony kontroll kombinációja hosszú távon teljesítménycsökkenéshez és kiégéshez vezet.

Gazdasági szempontból a stratégiai funkciók operatívvá válása erőforrás-allokációs torzulást eredményez. A stratégiai bérszinten foglalkoztatott munkavállaló időráfordítása nem térül meg, amennyiben az értékteremtés nem rendszerépítésben, hanem adminisztratív feladatellátásban jelenik meg. A szervezet működése ilyenkor stabilnak tűnhet, azonban a fejlődés iránya nem tudatos, hanem reaktív lesz. A növekedés helyett fennmaradás történik.

A munkaterületek folyamatos visszamérése ezért nem ellenőrzési, hanem fejlesztési eszköz.

A visszamérés lényege annak vizsgálata, hogy a betöltött szerepkör és a ténylegesen végzett tevékenység összhangban áll-e egymással. Ennek alapja lehet:

• az elvárt kimeneti eredmények egyértelmű meghatározása,

• az időfelhasználás rendszeres áttekintése,

• a felelősségi és döntési mátrix tisztázása,

• negyedéves stratégiai értékelő beszélgetések bevezetése.

A magas teljesítményű szervezetekben a stratégiai és operatív szintek tudatosan elkülönülnek. Ez nem merev hierarchiát jelent, hanem világos funkcionális határokat. A szerepek tisztasága nem adminisztratív formalitás, hanem versenyképességi tényező.

Összegzésként megállapíthatjuk, hogy a KKV-k érettsége nem pusztán bevételi volumenben vagy létszámban mérhető, hanem abban is, hogy képesek-e rendszeresen visszamérni saját működésüket. A stratégiai funkciók védelme – az operatív zajtól való tudatos elhatárolás – hosszú távon stabilabb, tervezhetőbb és gazdaságilag megalapozottabb működést eredményez.

A kérdés tehát nem az, hogy dolgoznak-e a szervezet stratégiai szereplői, hanem az, hogy valóban a jövőt építik-e.

Lejegyezte:

Oskó Tamás

OT Strategy & Partners

www.otsp.hu